Protección de datos

En Young Living siempre hemos protegido los datos de todos aquellos con los que trabajamos. Las nuevas leyes requieren que todos los distribuidores europeos protejan los datos personales de un modo que se alinee con el protocolo específico de su normativa nacional de protección de datos. Puede que no tengas que registrarte de manera individual con la autoridad nacional de protección de datos de tu país; sin embargo, serás responsable de seguir las nuevas leyes de protección de datos y documentar las medidas que has tomado.

Estos consejos te ayudarán a mantener seguros los datos personales que recopiles. Por favor, visita la página web de tu autoridad nacional de protección de datos y sigue estos pasos y mejores prácticas:

  • Asegúrate de saber que datos recibes a través de YL y qué datos son tuyos. Mantenlos separados.
  • Lleva un registro de qué datos personales guardas y para qué los utilizas.
  • No guardes datos que estén caducados o no necesites más. Fíjate un límite (escríbelo) para el tiempo máximo que vas a guardar los datos personales.
  • Revisa y borra los datos innecesarios de manera regular.
  • Antes de recopilar ningún dato personal, asegúrate de que sabes si los recibes como distribuidor YL o si los datos los recopilas para tus propios propósitos.
  • Si estás recopilando los datos como distribuidor YL, indica siempre que eres un distribuidor independiente de Young Living añadiendo información sobre cómo vas a utilizar los datos personal y remite siempre a la Política de Privacidad de YL Europe https://www.youngliving.com/es_es/company/privacy .
  • Si estás recopilando datos para ti (no destinados a eventos relacionados con YL, el boletín informativo, etc.; incluso vender productos YL a una persona del público en tu propia página web) entonces los datos personales son tuyos y están bajo tu responsabilidad. No utilices estos datos para inscribir a alguien en YL. Lo primero, porque va en contra de las normas de YL inscribir a alguien sin su conocimiento o sin que estén presentes; segundo, necesitas el consentimiento escrito (por ejemplo, un correo del dueño de los datos, que deberás guardar de manera segura) para compartir sus datos personales con alguien más.

También debes hacer saber a la persona dueña de los datos personales el plazo máximo durante el que vas a guardar sus datos. Esto se realiza normalmente a través de un aviso de privacidad. Pon una sencilla declaración en tu sitio web. Consulta la página de ICO para ver algunos ejemplos https://ico.org.uk/global/privacy-notice/ (o consulta la información con la autoridad de protección de datos de tu país).

  • Asegúrate de que los datos que tienes son exactos y correctos.
  • Permite que las personas soliciten el borrado de sus datos.
  • Si esta solicitud de borrado de datos está referida a los datos relacionados con YL, por favor envía esta solicitud al servicio de Atención al Miembro en Europa servicioalcliente@youngliving.com
  • Si la solicitud de borrado de datos se refiere a datos no relacionados con YL (tus eventos o tu boletín de noticias, o datos recibidos a través de tu tienda o página en internet) es tu responsabilidad realizar el borrado de esos datos dentro de los siguientes 28 días (incluidos correos, listas de Excel, documentos de Word, etc., excluidas las facturas) por escrito (por ej. por correo electrónico).
  • Por favor, indica a los miembros de Young Living que contacten con el servicio de Atención al Miembro en relación con los datos personales que están en su cuenta Young Living.
  • Si eres un miembro de Estados Unidos o un miembro de cualquier otro mercado YL y tienes miembros o clientes en Europa, debes tener en cuenta que deberás seguir las nuevas normas de protección de datos y documentar las medidas que has tomado.
  • Si necesitas datos para realizar el contrato (por ej. nombre, dirección, teléfono, correo electrónico...) y el cliente quiere que borres sus datos, informales que sus productos no podrán ser enviados y entregados sin conservar sus datos personales. Los miembros deberán contactar con el servicio de Atención al Miembro de Young Living con respecto a los datos personales que hay en sus cuentas Young Living que puedan afectar a la entrega de bienes. También pueden actualizar su propia información en la Oficina Virtual.
  • Debes asegurarte de que tus registros son accesibles con facilidad (pero seguros) y están actualizados.
  • Si el cliente solicita que le envíes todos los datos personales que tienes sobre él, deberás hacerlo en los 30 días siguientes a su solicitud, pero solo tras verificar que dicha solicitud viene del dueño de los datos personales. Nadie (ni siquiera un familiar) puede pedir los datos personales de otra persona.
  • Debes tener consentimiento escrito para poder realizar marketing para los clientes. El marketingincluye hacer recomendaciones de productos específicos.
  • Cualquier dato personal de tu organización en la Oficina Virtual ya ha sido verificado y comprobado para buscar las posibles "exclusiones" a recibir información comercial. Si alguien de tu organización "se ha excluido", no podrás enviarles correos con contenido comercial, información sobre productos, eventos o similar. El contacto por dificultades con el pedido no está afectado por una "exclusión".
  • Asegúrate de que los datos personales que tienes están seguros, guárdalos en un archivador con cerradura o en un ordenador seguro al que nadie más tenga acceso. Comprueba las contraseñas, la prevención contra el robo y las medidas de seguimiento para tus ordenadores y teléfonos móviles, y restringe el acceso a tus archivos y al espacio de oficina. Si utilizas almacenamiento en la nube u otros proveedores de servicios, asegúrate de que son también lo bastante seguros.
  • Si hay una violación de los datos (por ej. se pierden o los roban), entonces debes notificarlo a la autoridad competente en protección de datos de tu país dentro de las siguientes 72 horas a la violación.
  • Desafortunadamente, WhatsApp no cumple con el RGPD ya que toma todos los datos de contacto en el teléfono y lo comparte con otras empresas de Facebook (consulta sus Términos y Condiciones). Compartir datos con "alguien más" solo puede hacerse con el consentimiento del dueño de los datos.

Consejos

  • Evita escribir los datos personales (tanto como sea posible) en notas o pequeños trozos de papel que se pueden perder con facilidad.
  • Guarda el consentimiento (de manera segura).
  • No dejes tu portátil, teléfono, iPad o similar en el coche durante la noche.
  • Se recomienda encarecidamente una trituradora para deshacerse de cualquier impresión o viejos documentos en papel. Nunca los tires tal cual a la papelera.
  • Borra los archivos viejos y vacía la papelera de tu ordenador.
  • Antes de que descargues un nuevo archivo actualizado, borra el viejo.
  • Asegúrate siempre de que estás hablando o intercambiando correos directamente con el dueño cuando hables sus datos personales.

COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PUEDES ESTAR LEGALMENTE OBLIGADO A REGISTRARTE CON LA AUTORIDAD PARA PROTECCIÓN DE DATOS DE TU PAÍS.