Protecția Datelor Personale

La Young Living ne-am angajat întotdeauna să protejăm datele tuturor celor cu care lucrăm. Noile reglementări impun ca toți distribuitorii europeni să protejeze datele în moduri care să se alinieze protocolului specificat de autoritățile lor naționale de protecție a datelor. Nu este necesar să vă înregistrați la autoritățile naționale pentru protecția datelor; cu toate acestea, veți fi responsabil pentru respectarea noilor reguli de protecție a datelor și documentarea pașilor pe care i-ați făcut.

Aceste sfaturi vă vor ajuta să păstrați în siguranță datele importante pe care le colectați. Vă rugăm să accesați website-ul autorității naționale de protecție a datelor și urmați aceste sfaturi și bune practici:

  • Asigurați-vă că știți ce date vin prin YL și care date vă aparțin. Păstrați-le separate.
  • Păstrați o evidență a datelor personale pe care le dețineți și asigurați-vă că știți la ce le utilizați.
  • Nu păstrați date neactualizate sau care nu mai sunt necesare, setați o limită (scrieți-o) pentru dvs. pentru cât timp veți păstra datele personale.
  • Examinați și ștergeți datele inutile în mod regulat.
  • Înainte de a colecta date cu caracter personal, asigurați-vă că știți dacă aceste date sunt colectate în funcția dvs. de distribuitor YL sau dacă datele sunt destinate propriilor dvs. scopuri.
  • Dacă colectați datele ca distribuitor YL, dezvăluiți întotdeauna că sunteți un distribuitor independent Young Living, informând persoanele în cauză cum intenționați să utilizați datele cu caracter personal și îndrumați-i să citească Politica de confidențialitate YL Europe https://www.youngliving.com/ro_ro/company/privacy .
  • Dacă colectați datele pentru dvs. (nu sunt destinate evenimentelor legate de YL sau newsletter-ului, chiar și vânzarea de produse YL către membrii publicului pe propria pagină web), atunci datele personale vă aparțin și sunt responsabilitatea dvs. Nu folosiți aceste date pentru a înscrie pe cineva la YL. În primul rând, este împotriva politicilor YL să înscrieți pe cineva fără consimțământul acestei persoane sau fără prezența sa. În al doilea rând, aveți nevoie de consimțământul scris (de exemplu, un e-mail de la proprietarul de date, pe care trebuie să îl păstrați arhivat în siguranță) pentru a împărtăși datele sale personale cu altcineva.

De asemenea, trebuie să anunțați proprietarul cât timp intenționați să păstrați datele sale. Acest lucru se face de obicei printr-o notificare de confidențialitate. Puneți o declarație simplă pe site-ul dvs. - accesează website-ul ICO pentru exemple https://ico.org.uk/global/privacy-notice/(sau verificați informațiile de la autoritatea de reglementare a datelor din țara dvs.)

  • Asigurați-vă că datele pe care le dețineți sunt precise și corecte.
  • Permiteți persoanelor fizice să solicite ștergerea datelor lor.
  • Dacă cererea de ștergere a datelor se referă la date referitoare la YL, vă rugăm să transmiteți această solicitare de ștergere către serviciile europene pentru membri serviciuclienti@youngliving.com
  • Dacă solicitarea de ștergere a datelor se referă la date care nu au legătură cu YL (evenimente sau buletine informative sau date pe care le-ați primit prin intermediul propriului magazin online / pagină web), atunci este responsabilitatea dvs. să ștergeți aceste date în termen de 28 de zile (inclusiv e-mailuri, liste excel, documente word etc, dar excluzând facturile) în scris (de exemplu, e-mail).
  • Vă rugăm să încurajați membrii Young Living să contacteze Serviciile pentru membri Young Living pentru detalii personale care se află în contul lor Young Living.
  • Dacă sunteți membru din SUA sau membru al oricărei alte piețe YL și aveți membri sau clienți în Europa, rețineți că trebuie să urmați noul regim de protecție a datelor și să documentați pașii pe care i-ați făcut.
  • Dacă aveți nevoie de date pentru a executa contractul (adică, numele, adresa, numărul de telefon, e-mailul ...) și clientul dorește ștergerea datelor acestora, informați-l că nu pot primi bunuri fără ca datele sale să fie păstrate.  Membrii trebuie să contacteze serviciile pentru membrii Young Living cu privire la datele personale care se află în contul lor Young Living care ar putea afecta livrarea de bunuri. De asemenea, își pot actualiza propriile informații în Biroul Virtual.
  • Asigurați-vă că înregistrările dvs. sunt ușor accesibile (dar sigure) și actualizate.
  • Dacă clientul solicită ca toate datele pe care le dețineți să le fie trimise, trebuie să faceți acest lucru în termen de 30 de zile de la solicitare, dar numai după ce ați verificat că această solicitare provine de la proprietarul datelor. Nimeni (nici măcar o rudă) nu poate cere datele personale ale altcuiva.
  • Trebuie să aveți consimțământul scris pentru a comercializa către clienți. Marketingul poate include formularea de recomandări pentru produse specifice.
  • Orice date cu caracter personal ale organizației dvs. din Oficiul Virtual sunt deja presetate și verificate pentru posibile „renunțări” pentru a primi informații publicitare. Dacă cineva din organizația dvs. a „renunțat”, nu le puteți trimite e-mailuri cu conținut publicitar, informații despre produse, evenimente sau altele similare. Contactul din cauza dificultăților de comandă nu este afectat de o „renunțare”.
  • Asigurați-vă că datele pe care le dețineți sunt sigure, păstrați datele clientului într-un dulap de depozitare blocat sau pe un computer securizat la care nimeni altcineva nu poate avea acces. Setați parolele, măsurile de prevenire a furturilor și măsurile de urmărire pentru computerele și telefoanele mobile și restricționați accesul la fișierele și spațiul dvs. de birou. Dacă utilizați facilități de stocare în cloud sau alți furnizori de servicii, asigurați-vă că sunt suficient de sigure.
  • Dacă datele sunt încălcate (adică pierdute sau furate), atunci trebuie să notificați autoritatea dvs. națională de protecție a datelor în termen de 72 de ore de la încălcare.
  • Din păcate, „WhatsApp” nu respectă GDPR, deoarece ia toate detaliile de contact de pe telefon și le distribuie altor companii Facebook (vezi termenii și politicile lor de confidențialitate). Partajarea datelor cu „altcineva” se poate face numai cu acordul proprietarului de date.

Sugestii:

  • Evitați să scrieți datele cu caracter personal (cât mai bine posibil) pe notele de pe mici autocolante sau hârtie, care s-ar putea pierde cu ușurință.
  • Păstrați consimțământul arhivat (în siguranță)
  • Nu lăsați laptopul, telefonul, iPadul sau alte dispozitive similare peste noapte.
  • Un distrugător de documente este recomandat pentru a scăpa de orice tipărituri sau documente vechi de hârtie. Nu le aruncați niciodată în coșul de gunoi normal.
  • Ștergeți fișierele vechi și goliți „coșul” de pe laptop
  • Înainte de a descărca un nou fișier actualizat, ștergeți-l pe cel vechi
  • Aveți întotdeauna grijă să vorbiți sau să trimiteți un e-mail proprietarului de date atunci când discutați despre datele sale personale

ESTE POSIBIL CA, ÎN CALITATE DE OPERATOR DE DATE, SĂ TREBUIASCĂ SĂ VĂ ÎNSCRIEȚI LA AUTORITATEA NAȚIONALĂ DE PROTECȚIE A DATELOR.