Ochrana Osobních Údajů

Ve společnosti Young Living se vždy věnujeme ochraně osobních údajů každého, s kým spolupracujeme. Nové předpisy vyžadují, aby všichni evropští distributoři chránili osobní údaje způsoby, které jsou v souladu s předepsanými protokoly jejich národních úřadů pro ochranu osobních údajů. Možná se nebudete muset zaregistrovat u vašeho národního úřadu pro ochranu osobních údajů, budete však zodpovědní za dodržování pravidel nové ochrany osobních údajů a dokládání kroků, které jste podnikli.

Tyto tipy vám pomohou udržet v bezpečí osobní údaje, které shromáždíte. Navštivte prosím webovou stránku vašeho národního úřadu pro ochranu osobních údajů a řiďte se následujícími tipy a osvědčenými postupy:

  • Ujistěte se, že víte, jaké osobní údaje pochází od společnosti Young Living a jaké osobní údaje jsou vaše vlastní. Uchovávejte je odděleně.
  • Veďte si záznamy o tom, jaké osobní údaje uchováváte, a o tom, k čemu je používáte.
  • Neuchovávejte osobní údaje, které jsou zastaralé nebo které již nepotřebujete, stanovte si limit (napište si ho) toho, jak dlouho budete osobní údaje uchovávat.
  • Osobní údaje pravidelně přezkoumávejte a nepotřebné osobní údaje odstraňujte.
  • Před shromažďováním osobních údajů se ujistěte, že víte, zda tyto osobní údaje shromažďujete v rámci vaší funkce distributora Young Living, nebo zda jsou tyto osobní údaje pro vaše osobní účely.
  • Pokud shromažďujete osobní údaje jako distributor Young Living, vždy sdělte, že jste nezávislý distributor Young Living tak, že přiložíte informace o tom, jak osobní údaje zamýšlíte použít, a vždy lidi odvolejte na Zásady ochrany osobních údajů Young Living Europe https://www.youngliving.com/cs_CZ/company/privacy .
  • Pokud shromažďujete osobní údaje pro sebe (které nejsou určené pro události nebo zpravodaje atd. související se společností Young Living, nebo dokonce prodáváte produkty Young Living členům veřejnosti prostřednictvím vaší vlastní webové stránky), potom jsou osobní údaje vaše a jsou vaší zodpovědností. Nepoužívejte tyto údaje k tomu, abyste někoho zaregistrovali do společnosti Young Living. Za prvé, je v rozporu se zásadami Young Living, abyste někoho zaregistrovali bez jejich vědomí nebo bez jejich přítomnosti, za druhé, potřebujete písemný souhlas (například e-mail od vlastníka osobních údajů, který si musíte bezpečně ponechat v archivu) ke sdílení jejich osobních údajů s někým jiným.

Také musíte vlastníkovi dát vědět, jak dlouho máte v plánu jejich osobní údaje uchovávat. Tak se většinou učiní za pomoci oznámení o ochraně soukromí. Přidejte na vaši webovou stránku jednoduché prohlášení – na příklady se podívejte na webovou stránku ICO https://ico.org.uk/global/privacy-notice/ (nebo se podívejte na informace od úřadu pro ochranu osobních údajů ve vaší zemi).

  • Ujistěte se, že osobní údaje, které uchováváte, jsou přesné a správné.
  • Umožněte jednotlivcům, aby mohli požádat o smazání jejich osobních údajů.
  • Pokud se žádost o smazání vztahuje k osobním údajům souvisejícím s Young Living, pošlete prosím tuto žádost o smazání Zákaznické podpoře v Evropě na e-mailovou adresu sluzbyzakaznikum@youngliving.com.
  • Pokud se žádost o smazání vztahuje k osobním údajům, které nesouvisí s Young Living (vaše události nebo zpravodaje, nebo osobní údaje obdržené prostřednictvím vašich vlastních online nákupů/webové stránky), potom je vaší zodpovědností smazat tyto osobní údaje do 28 dní (včetně e-mailů, excelových tabulek, wordových dokumentů atd., ale vyjma faktur) písemně (např. e-mailem).
  • Pobídněte prosím členy Young Living, aby kontaktovali Zákaznickou podporu Young Living ohledně osobních údajů, které jsou na jejich účtu Young Living.
  • Jste-li členem v USA nebo v jakémkoli jiném trhu Young Living a máte-li členy či zákazníky v Evropě, vezměte na vědomí, že se požaduje, abyste dodržovali nový režim ochrany osobních údajů a doložili kroky, které jste podnikli.
  • Potřebujete-li osobní údaje (například jméno, adresu, telefonní číslo, e-mail) pro plnění smlouvy, budete muset zákazníka informovat, že nebude možné doručit jich zboží v případě, že zákazník požaduje odstranění svých osobních údajů. Členové by měli kontaktovat Zákaznickou podporu Young Living ohledně osobních údajů, které jsou na jejich účtu Young Living a které by mohly mít vliv na doručení zboží. Své vlastní informace mohou také aktualizovat ve Virtuální kanceláři.
  • Ujistěte se, že jsou vaše záznamy snadno přístupné (ale zabezpečené) a aktuální.
  • Pokud zákazník požádá o zaslání všech osobních údajů, které o nich uchováváte, musíte tak učinit do 30 dnů od jejich žádosti, ale pouze poté, až ověříte, že tato žádost pochází od vlastníka osobních údajů. Nikdo (dokonce ani příbuzný) nesmí požádat o osobní údaje někoho jiného.
  • Musíte mít písemný souhlas, abyste mohli nabízet zboží zákazníkům. Marketing může zahrnovat doporučení specifických produktů.
  • Jakékoli osobní údaje vaší organizace ve Virtuální kanceláři jsou již předběžně zkontrolované a ověřené ohledně možných „výjimek“, co se týče obdržování reklamních informací. Pokud někdo ve vaší organizaci požádal o „výjimku“, nemůžete mu posílat e-maily s reklamním obsahem, informace o produktech, událostech, nebo podobné. Kontakt v souvislosti s problémy s objednávkou se mezi tyto „výjimky“ neřadí.
  • Ujistěte se, že osobní údaje, které uchováváte, jsou zabezpečené. Mějte osobní údaje zákazníků uložené v uzamčené kartotéce nebo v zabezpečeném počítači, ke kterému nemá nikdo jiný přístup. Zabývejte se hesly, prevencí krádeže a sledováním, co se týče vašich počítačů a mobilních telefonů, a zamezte přístupu do vašich souborů a kanceláře. Používáte-li skladovací zařízení cloud nebo další poskytovatele služeb, ujistěte se, že jsou rovněž dostatečně zabezpečené.
  • Pokud dojde k narušení údajů (např. ke ztrátě nebo krádeži), musíte uvědomit váš národní úřad pro ochranu osobních údajů do 72 hodin od narušení.
  • Aplikace „WhatsApp“ bohužel není v souladu s GDPR, protože si vezme veškeré kontaktní údaje z telefonu a sdílí je s dalšími společnostmi Facebooku (podívejte se do jejich soukromí a podmínek). Sdílení osobních údajů s „někým jiným“ lze učinit pouze se souhlasem vlastníka osobních údajů.

Tipy:

  • Vyhněte se psaní osobních údajů (jak nejvíce to jde) na malé papírky nebo na samostatné listy papíru, které se mohou lehce ztratit.
  • Ponechte souhlas v archivu (bezpečně).
  • Nenechávejte váš notebook, telefon, tablet nebo podobné přes noc v autě.
  • Doporučujeme vám skartovačku, abyste se zbavili jakýchkoli vytištěných dokumentů nebo starých dokumentů v tištěné podobě. Nikdy je nevyhazujte do normálního odpadkového koše.
  • Smažte staré soubory a vysypte „koš“ ve vašem notebooku.
  • Než stáhnete nový, aktualizovaný soubor, smažte ten starý.
  • Vždy se ujistěte, že si promluvíte nebo napíšete e-mail přímo vlastníkovi osobních údajů, když diskutujete o osobních údajích.

JAKO SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ MŮŽETE MÍT PRÁVNÍ POVINNOST ZAREGISTROVAT SE U VAŠEHO NÁRODNÍHO ÚŘADU PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ.