Datenschutz

Bei Young Living haben wir uns immer für den Schutz der Daten aller Personen eingesetzt, mit denen wir zusammenarbeiten. Neue Vorschriften verlangen, dass alle europäischen VertriebspartnerInnen die Daten in einer Weise schützen, die mit dem vorgegebenen Protokoll ihrer nationalen Datenschutzbehörden übereinstimmt. Möglicherweise müssen Sie sich nicht bei Ihrer zuständigen nationalen Datenschutzbehörde registrieren; Sie sind dennoch dafür verantwortlich, die neuen Datenschutzbestimmungen zu befolgen und die von Ihnen unternommenen Schritte zu dokumentieren.

Diese Tipps werden Ihnen helfen, die wichtigen Daten, die Sie erfassen, sicher aufzubewahren. Bitte besuchen Sie die Website Ihrer nationalen Datenschutzbehörde und befolgen Sie diese Tipps und bewährten Verfahren:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Daten von YL stammen und welche Daten Ihre eigenen sind. Bewahren Sie sie getrennt auf.
  • Führen Sie Buch darüber, welche persönlichen Daten Sie besitzen, und stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wofür Sie sie verwenden.
  • Bewahren Sie keine Daten auf, die veraltet sind oder nicht mehr benötigt werden, sondern setzen Sie sich selbst eine Grenze (machen Sie sich eine Notiz), wie lange Sie persönliche Daten aufbewahren möchten.
  • Überprüfen und löschen Sie unnötige Daten regelmäßig.
  • Vergewisseren Sie sich vor der Erfassung persönlicher Daten, ob diese Daten in Ihrer Funktion als YL-VertriebspartnerIn erfasst werden oder ob die Daten für Ihre persönlichen Zwecke bestimmt sind.
    • Wenn Sie die Daten als YL-VertriebspartnerIn erfassen, geben Sie immer an, dass Sie ein/e unabhängige/r Young Living-VertriebspartnerIn sind und wie Sie die persönlichen Daten zu verwenden beabsichtigen, und verweisen Sie immer auf die Datenschutzrichtlinie von YL Europe: https://www.youngliving.com/de_de/company/privacy.
    • Wenn Sie Daten für sich selbst erfassen (nicht für YL-bezogene Veranstaltungen oder Newsletter etc.; auch wenn Sie YL-Produkte auf Ihrer eigenen Webseite an die Öffentlichkeit verkaufen), dann gehören die persönlichen Daten Ihnen und unterliegen Ihrer Verantwortung. Verwenden Sie diese Daten nicht, um jemanden bei YL anzumelden. Erstens verstößt es gegen die YL-Richtlinien, jemanden ohne sein Wissen oder seine Anwesenheit anzumelden, zweitens benötigen Sie die schriftliche Zustimmung (z. B. eine E-Mail des Dateneigentümers, die Sie sicher archivieren müssen), um seine persönlichen Daten an Dritte weiterzugeben.

Sie müssen dem Eigentümer auch mitteilen, wie lange Sie seine Daten aufbewahren werden. Dies geschieht in der Regel durch einen Datenschutzhinweis. Stellen Sie eine einfache Erklärung auf Ihre Website – Beispiele finden Sie auf der ICO-Website https://ico.org.uk/global/privacy-notice (oder sehen Sie in den Informationen der Datenaufsichtsbehörde Ihres Landes nach)

  • Vergewissern Sie sich, dass die in Ihrem Besitz befindlichen Daten richtig und zutreffend sind.
  • Erlauben Sie Personen, die Löschung ihrer Daten zu beantragen.
    • Falls sich der Löschungsantrag auf YL-bezogene Daten bezieht, leiten Sie diesen Löschungsantrag bitte an den Kundenservice weiter kundenservice@youngliving.com
    • Wenn sich der Antrag auf Datenlöschung auf nicht YL-bezogene Daten bezieht (Ihre eigenen Veranstaltungen oder Newsletter oder Daten, die Sie über Ihre/n eigene/n Online-Shop/Webseite erhalten haben), liegt es in Ihrer Verantwortung, diese Daten innerhalb von 28 Tagen schriftlich (z. B. per E-Mail) löschen zu lassen (einschließlich E-Mails, Excel-Listen, Word-Dokumente usw., aber keine Rechnungen).
  • Informieren Sie die Young Living VertriebspartnerInnen, sich bezüglich der persönlichen Daten, die sich in ihrem Young Living-Konto befinden, an den Young Living Kundenservice zu wenden.
  • Wenn Sie VertriebspartnerIn in den USA oder in einem anderen YL-Markt sind und Ihre VertriebspartnerInnen oder Kunden in Europa sind, beachten Sie bitte, dass Sie verpflichtet sind, die neue Datenschutzrichtlinie zu befolgen und die von Ihnen unternommenen Schritte zu dokumentieren.
  • Wenn Sie Daten zur Vertragserfüllung benötigen (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail etc.) und der/die Kunde/Kundin die Löschung der Daten wünscht, teilen Sie ihm/ihr mit, dass er/sie keine Lieferung der Ware ohne Speicherung seiner Daten erhalten kann. VertriebspartnerInnen sollten sich an den Young Living Kundenservice wenden, wenn sie persönliche Daten auf ihrem Young Living-Konto haben, die sich auf die Lieferung von Waren auswirken könnten. Sie können eigene Informationen auch im Virtual Office aktualisieren.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen gut zugänglich (aber sicher) und auf dem neuesten Stand sind.
  • Wenn ein/e Kunde/Kundin verlangt, dass alle Daten, die Sie über ihn/sie besitzen, an ihn/sie gesendet werden, müssen Sie dieser Aufforderung innerhalb von 30 Tagen nach Anfrage nachkommen, allerdings erst, nachdem Sie überprüft haben, dass diese Anfrage tatsächlich vom Dateneigentümer stammt. Niemand (nicht einmal ein Verwandter) darf nach den persönlichen Daten eines Dritten fragen.
  • Sie benötigen eine schriftliche Genehmigung für Vermarktungsmaßnahmen an Kunden. Vermarktung kann auch Empfehlungen für bestimmte Produkte umfassen.
  • Alle persönlichen Daten Ihrer Organisation im Virtual Office werden bereits vorab geprüft und auf mögliche "Opt-Outs" zum Erhalt von Werbeinformationen geprüft. Personen, die sich in Ihrer Organisation "abgemeldet" haben, dürfen Sie keine E-Mails mit Werbeinhalten, Informationen über Produkte, Veranstaltungen oder ähnlichem schicken. Die Kontaktaufnahme im Falle von Bestellangelegenheiten ist von einem "Opt-out" nicht betroffen
  • Stellen Sie sicher, dass die Daten, die Sie speichern, sicher sind, bewahren Sie die Daten Ihrer Kunden in einem verschlossenen Aktenschrank oder auf einem sicheren Computer auf, auf den niemand sonst Zugriff hat. Achten Sie auf Kennwörter, Diebstahlschutz und Nachverfolgungsmaßnahmen für Ihre Computer und Mobiltelefone und beschränken Sie den Zugang zu Dateien und Büroräumen. Wenn Sie Cloud-Speicherdienste oder andere Diensteanbieter nutzen, achten Sie auch bei diesen auf ausreichende Sicherheit.
  • Im Falle von Datensicherheitsverletzungen (d. h. wenn Daten verloren gehen oder gestohlen werden) sind Sie verpflichtet, die nationale Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden nach der Verletzung zu benachrichtigen.
  • Leider ist "WhatsApp" nicht DSGVO-konform, da es alle Kontaktdaten am Telefon entgegennimmt und sie an andere Facebook-Unternehmen weitergibt (siehe deren Datenschutzrichtlinien & Bedingungen). Die Weitergabe von Daten an "Dritte" darf nur mit Zustimmung des Dateneigentümers erfolgen.

Tipps

  • Vermeiden Sie es, persönliche Daten (so weit wie möglich) auf Post-its oder Papier zu notieren, da diese leicht verloren gehen können.
  • Bewahren Sie die Einwilligungserklärungen sicher auf.
  • Lassen Sie Ihren Laptop, das Handy, iPad oder ähnliches nicht über Nacht im Auto liegen.
  • Ein Schredder wird dringend empfohlen, um alle Ausdrucke oder alten Papierdokumente zu vernichten. Werfen Sie sie niemals einfach in den normalen Mülleimer.
  • Löschen Sie alte Dateien und leeren Sie den "Papierkorb" auf Ihrem Laptop.
  • Bevor Sie eine neue aktualisierte Datei herunterladen, löschen Sie die alte.
  • Stellen Sie immer sicher, dass Sie direkt mit dem Dateneigentümer sprechen oder per E-Mail kommunizieren, wenn es um persönliche Daten geht.

ALS FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICHE/R SIND SIE GGF. GESETZLICH VERPFLICHTET, SICH BEI IHRER NATIONALEN DATENSCHUTZBEHÖRDE ZU REGISTRIEREN.