Dataskydd

Young Living har alltid engagerat oss i att skydda uppgifterna om alla vi arbetar med. Enligt nya regler måste alla europeiska distributörer skydda alla uppgifter enligt de bestämmelser som sätts av deras nationella dataskyddsinspektion. Det kan hända att du inte behöver registrera dig med datainspektionen i ditt land men du måste ändå följa de nya dataskyddsreglerna och dokumentera de åtgärder du vidtar.

Dessa tips hjälper dig att skydda de viktiga uppgifterna du lagrar på ett säkert sätt. Läs informationen på datainspektionens webbplats i ditt land och gör följande:

• Var medveten om vilka uppgifter som kommer från YL och vilka som tillhör dig. Förvara dem separat.
• Anteckna vilka personuppgifter du har sparat och hur du använder dem.
• Spara inga uppgifter som är inaktuella eller inte längre behövs, bestäm en tidsgräns (som du skriver ner) för hur länge du kommer att spara personuppgifterna.
• Granska och radera onödiga uppgifter regelbundet.
• Innan du samlar in personuppgifter bör du veta om uppgifterna du behandlar hör till din roll som YL-distributör eller om de används för eget bruk.
• Om du samlar in uppgifter som YL-distributör ska du alltid ange att du är en oberoende Young Living-distributör och lägga till information om hur du avser använda personuppgifterna samt hänvisa till YL Europes sekretesspolicy:
  https://www.youngliving.com/sv_SE/company/privacy .
• Om du lagrar personuppgifter för eget bruk (ej avsedda för YL-relaterade evenemang eller nyhetsbrev etcetera eller för att sälja YL-produkter till allmänheten på en egen webbplats) så tillhör personuppgifterna dig och du ansvarar för dem. Använd inte dessa uppgifter för att få någon att gå med i YL. För det första är det otillåtet enligt YL:s regler att registrera någon utan personens kännedom eller i personens frånvaro. För det andra behöver du en skriftlig tillåtelse (till exempel ett mejl från personen vars uppgifter det gäller som du måste spara på ett säkert sätt) för att ge ut dennes personuppgifter till någon annan.

Du måste berätta för personen hur länge du planerar att spara uppgifterna. Detta görs oftast med ett sekretessmeddelande. Lägg upp ett kort meddelande på din webbplats – ta en titt på ICO:s webbplats för att se ett exempel: https://ico.org.uk/global/privacy-notice/ (eller läs informationen på datainspektionens hemsida i ditt land)

• Kontrollera att uppgifterna du lagrar är aktuella och korrekta.
• Tillåt individer att begära att deras uppgifter raderas.
• Om en begäran om att radera uppgifter angår YL-relaterade personuppgifter ska du vidarebefordra den till kundtjänsten i Europa: kundtjanst@youngliving.com
• Om begäran att radera uppgifter inte angår YL (såsom dina evenemang och nyhetsbrev eller uppgifter du får in från din egen butik online eller webbplats) är det ditt ansvar att radera uppgifterna inom 28 dagar (detta gäller mejl, excelblad, word-dokument men inte fakturor) och bekräfta detta skriftligen (t.ex. med ett mejl).
• Be Young Living-medlemmar att kontakta Young Livings kundtjänst angående de personuppgifter som finns på deras Young Living-konto.
• Om du är medlem i USA eller i någon annan marknad men har medlemmar eller kunder i Europa måste du följa de nya dataskyddsreglerna och dokumentera dina åtgärder.
• Om vissa uppgifter krävs för att fullfölja ett avtal (t.ex namn, adress, telefonnummer och e-post) och kunden vill att uppgifterna ska raderas ska du informera personen om att hen inte kan få varor levererade utan att dessa uppgifter lagras. Medlemmarna bör kontakta Young Livings kundtjänst om personuppgifter som angår deras Young Living-konto och som påverkar varuleveransen. De kan också ändra sin egen information på det virtuella kontoret.
• Se till att ditt register är lättillgängligt (men säkert) och aktuellt.
• Om en kund vill ha ut alla uppgifter du har om hen måste du skicka dessa inom 30 dagar, men endast efter att du har bekräftat att personen är den rätta innehavaren av uppgifterna. Ingen (inte ens en släkting) får be om någon annans personuppgifter.
• Du måste ha skriftligt godkännande innan du marknadsför något till dina kunder. Att rekommendera specifika produkter räknas som marknadsföring.
• Alla personuppgifter om din organisation på det virtuella kontoret har redan genomgått en kontroll för att ta bort dem som har valt att inte få reklam. Om någon i din organisation har valt att inte få den sortens information får du inte skicka mejl med reklaminnehåll eller information om produkter och evenemang och liknande. Det går fortfarande att kontakta dessa personer om problem med deras beställningar.
• Se till att du lagrar informationen på ett säkert sätt och spara kundernas uppgifter i ett låst arkivskåp eller på en dator som bara du har åtkomst till. Se över dina lösenord, ditt stöldskydd och spårningen på din dator och din mobil och begränsa åtkomsten till dina dokument och ditt kontor. Om du använder en molntjänst eller något liknande bör du kontrollera att även dessa är tillräckligt säkra.
• Om det har skett en personuppgiftsincident (om uppgifterna har stulits eller tappats bort) måste du meddela detta till den nationella datainspektionen i ditt land inom 72 timmar.
• Tyvärr följer inte ”WhatsApp” dataskyddsförordningen eftersom appen tar alla kontakter på telefonen och delar dem med andra Facebook-företag (läs deras sekretesspolicy och villkor). Att ge uppgifter till någon annan får bara ske med innehavarens tillåtelse.

Tips:

• Undvik att skriva ner personuppgifter (så gott det går) på papper eller post-it-lappar som lätt kan tappas bort.
• Förvara dina skriftliga tillåtelser (på ett säkert sätt).
• Lämna inte din bärbara dator, mobil, surfplatta eller liknande i bilen över natten.
• Det är bra att ha en dokumentförstörare för att förstöra utskrifter eller gamla dokument. Kasta aldrig dessa papper i en vanlig papperskorg.
• Radera gamla filer och töm papperskorgen på datorn.
• Radera den gamla filen innan du laddar ner en uppdaterad version.
• Prata eller mejla med innehavaren av personuppgifterna när du vill diskutera informationen.

I DIN ROLL SOM PERSONUPPGIFTSANSVARIG KAN DET KRÄVAS AV LAG ATT DU REGISTRERAR DIG MED DEN NATIONELLA DATAINSPEKTIONEN I DITT LAND.